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富士ゼロックス　マイナンバー取得管理支援パッケージのご紹介

いよいよ2016年1月より制度の運用が開始されるマイナンバー制度。
マイナンバー制度はすべての民間企業に影響があり、2015年12月末までに対応が必要です。
実際に制度が開始されるまで、実はもう時間はありません。
皆様の会社では、運用を行っていく上での対策はもうお済みでしょうか？
まだお済みでない、どう対応すれば良いかわからない等、お困りの方も
いらっしゃるのではないでしょうか。
そんな皆様に、情報事業部では富士ゼロックスの商品である
マイナンバー取得管理支援パッケージをご紹介します。

マイナンバー取得管理支援パッケージは、
従業員・個人取引先など、すべての対象者が簡易に利用できる提出フォーム（紙）によるマイナンバー取得の運用を前提に、
従業員別に必要な提出フォームの自動生成から利用、保管、廃棄、さらにはそれらの履歴管理を一元的に運用できるソフトウェア
パッケージです。

提出フォームを複合機でスキャンして電子化することで確認登録作業の効率化を実現するとともに、
内閣府が公開しているマイナンバーのガイドラインに対応した「取扱規程」と「運用手順書」のテンプレートも提供します。
お客様の事務フローに従いテンプレートを加工するだけで、手間のかかる業務設計や運用手順作成作業を大幅に軽減し、
短納期で制度対応を可能にします。

パッケージの特徴									パッケージ構成

マイナンバー取得管理支援ツール特長

「運用手順」の設計、「取扱規程」の策定から、運用開始後のマイナンバー取得管理業務までトータルにサポート
2016年1月からマイナンバー制度が始まると、民間企業も従業員や取引先からマイナンバーを取得し、行政機関への提出書類に記載する必要が生じます。
富士ゼロックスの「マイナンバー取得管理支援ツール」は、ドキュメントハンドリング・ソフトウェアDocuWorksの機能拡張により、
マイナンバー取得管理業務をスムーズに設計・運用可能にする操作性に優れたソリューションです。

「運用手順」の設計、「取扱規程」の策定をやさしく支援するとともに日々のマイナンバー取得管理業務の運用まできめ細かにサポートします。

「マイナンバー取得管理支援ツール」の提供する価値

●「運用手順」の設計を簡単に実現
具体的な事務フローと業務内容が記載された「運用手順書」を提供します。
自社の事務フローに従って加工するだけで、マイナンバー取得管理業務の「運用手順」が簡単かつ短時間に設計できます。

●「取扱規程」を容易に策定可能
マイナンバーに関連する特定個人情報を適切に扱うための「取扱規程」をサンプルとして提供します。
三宅法律事務所による監修済みで、自社の運用内容に合わせて内容をカスタマイズすることで、容易に「取扱規程」が策定できます。

●紙ベースの「提出フォーム」＋電子管理で、全取得対象者に対応
正規従業員、非正規従業員、個人事業主など、すべての対象者に対応する紙ベースの「提出フォーム」を用意。
記入済み「提出フォーム」を回収後、スキャンして電子化し、管理運用します。
「紙」取得＋「電子」管理の組み合わせで手戻りが最少化し、効率的な運用を可能にします。

●高いセキュリティー環境を実現
・1台のPCに機能を集約
1台のPCに機能を集約1台のPCと複合機だけで、マイナンバー取得管理業務が完結します。
作業領域を極少化することで、セキュリティー対策が立てやすくなります。

・適切なアクセス制御
PC利用の専用アカウントおよび、フォルダーアクセス権の設定により、マイナンバー取得管理業務は個人番号関係事務実施者だけが可能になります。

・操作履歴を管理
「提出フォーム」の確認、処理状況の確認、証跡の検索・閲覧・削除などの一連の操作はすべて記録されます。
いつ、誰が、どのような操作を行ったか分かるので高いセキュリティーを確保できます。

※オフィスに導入時の構成例

マイナンバー取得管理業務の流れ

[1]「提出フォーム」を容易に作成
従業員ごとに配偶者や扶養者家族を含んだ、対象者全員分の「提出フォーム」一式が、作成・出力できます。
QRコード付きで、提出者の特定や「提出フォーム」の識別も容易です。

〈提出フォームのサンプル〉

※実際のフォームとは異なる場合があります。

[2]「提出フォーム」の回収とスキャン
回収した「提出フォーム」を複合機でスキャンし、
親展ボックス経由でDocuWorks文書として取り込みます。
複数人数の「提出フォーム」を一括でスキャンしても、 QRコードによって
個人単位にファイルが分割されるので、識別の手間を省きます。

[3] 本人確認の実施
PCへ取り込まれた「提出フォーム」から、免許証や健康保険証などの
本人証明書のイメージと、テキスト情報を1画面に表示します。
この画面で本人確認を行います。

[4] 証跡の保存、個人番号リストの出力
確認した提出フォームは、取得証跡として、マスキング・暗号化し、アクセス権付きフォルダーへ保管します。
また、取得した個人番号は、個人番号リストとして、アクセス権付きフォルダーへ保管します。

[5] 証跡の検索・閲覧・削除
必要に応じて証跡を検索し、暗号化を解除の上、マスクを外して閲覧することができます。また、不要になった取得証跡の削除も行えます。

以上の内容から、お客様のマイナンバー制度への対応ポリシーに合わせて、
マイナンバー制度対応に必要な取扱規程策定から入手業務、取扱業務、調書提出業務、安全管理措置などの制度対応に必要な
全ての領域に対応するとともに、設計から運用まで効率的な制度対応を支援することで、お客様の負担軽減、業務効率化に貢献します。

マイナンバー制度への対策の整備をお済みでない企業様、ご興味を持たれた方は、
㈱三ッ輪商会情報事業部までお気軽にお問い合わせください。

１１月の旬の種 (2015-11-01)
１０月の旬の種 (2015-10-01)
　９月の旬の種 (2015-09-01)

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